RÈGLEMENTS

 

Article 1– NOM ET LOGO

1.1 Le nom officiel est : CLUB RADIO AMATEUR DE L'ESTRIE INC.

1.2 Le nom du club est immatriculé au Registraire des Entreprises du Québec sous le numéro d’immatriculation 1164205149.

1.3 « C.R.A.E. » est l'abréviation désignant le Club Radio Amateur de l’Estrie Inc.

1.4 Le logo officiel du club apparaît à gauche de l’en-tête des présents règlements. Il se présente comme une vue de la Terre centrée sur l’Amérique du Nord, entourée du nom du club en rouge et son indicatif, également en rouge, au centre.  Une radio portative se trouve au dessus du préfixe de l’indicatif et il y a une radio fixe sous le suffixe.

1.5 Le papier entête officiel contient le logo à gauche en haut.  L'entête ainsi que le pied de page sont séparés du corps du document par une ligne graphique représentant le nom officiel du club en code morse.

1.6 Le slogan utilisé dans l’entête de page sera : «  Au service de notre communauté »

 

Article 2 – DÉFINITIONS ET LIMITATIONS

2.1 « Radio amateur » désigne l'activité de la radio sur les bandes de fréquences désignées à cette fin par l’autorité compétente en matière de radiocommunication.

2.2 « Radioamateur » désigne celui qui possède un certificat de compétence en radio émis ou reconnu par l’autorité compétente en matière de radiocommunication qui lui permet d'opérer sur les bandes de fréquences radio amateur.

2.3 « Club » désigne le « Club Radio Amateur de l’Estrie Inc. ».

2.4 « Membre » désigne toute personne étant définie à l'article 5 des présents règlements.

2.5 « Conseil d’Administration» est l'ensemble des officiers définis à l'article 9 des présents règlements (« C. A. » est l’abréviation pour « Conseil d’Administration»).

2.6 Le nom et le logo du club ne peuvent être utilisés par quiconque à des fins personnelles, ni même dans l'intérêt du C.R.A.E. sans l'autorisation de l’assemblée des membres. Cette autorisation doit être signifiée par un document signé par le président (ou son représentant) et le secrétaire.

2.7 Le genre masculin est utilisé dans le présent document afin d’en alléger le contenu.

2.8 Les règles régissant le déroulement des assemblées sont décrites dans le manuel Procédure des Assemblées Délibérantes de Victor Morin. Dans le cas d'une contradiction entre le manuel Procédure des Assemblées Délibérantes de Victor Morin et les présents règlements, le manuel Procédure des Assemblées Délibérantes de Victor Morin prévaudra.

 

 

Article 3 – SIÈGE SOCIAL

3.1 Le siège social du club est situé en Estrie.

 

 Article 4 – BUTS

4.1 Regrouper les radioamateurs de la région.

4.2 Promouvoir la radio amateur auprès des radioamateurs et de la population en général.

4.3 Favoriser l'autodiscipline des membres selon les procédures et les lois sur la radiocommunication.

4.4 Favoriser le développement des connaissances techniques chez les membres et ceux aspirant à devenir radioamateurs.

4.5 Venir directement en aide à la population et/ou collaborer avec toute organisation à but non lucratif ayant pour objet l'aide à la population (Croix-Rouge, sécurité civile, etc.).

4.6 Favoriser les rencontres sociales entre les membres.

4.7 Participer à la rédaction ou à l'impression d'articles techniques ou autres concernant la radio amateur.

4.8 Représenter les membres auprès d'organismes municipaux, provinciaux, nationaux ou internationaux de radio amateur.

  

Article 5 – CLASSES DE MEMBRES

5.1 MEMBRE ACTIF : Tout radioamateur ayant payé 100 % de la cotisation normale des membres pour l’année de membership en cours. Il a le droit de vote et peut être élu au C.A.

5.2 MEMBRE ASSOCIÉ : Toute personne portant intérêt à la radio amateur, n'ayant pas de certificat de compétence radio et ayant payé 50 % de la cotisation normale des membres pour l’année de membership en cours. Il n'a pas le droit de vote et il ne peut pas être élu au C.A.

5.3 MEMBRE HONORAIRE : L’assemblée de membres peut admettre comme membre honoraire, pour l’année de membership courante, celui qui fait un don ou une souscription importante, ou encore celui qui rend d’importants services au club. Le membre honoraire n’a pas le droit de vote et il ne peut pas être élu au C.A.

5.4 MEMBRE À VIE : L’assemblée des membres peut autoriser la reconnaissance d’un membre à vie qui, par ses faits et gestes, a contribué de façon plus que significative, et au-delà de l’appel du devoir au développement, au rayonnement et à la cause du club. Le membre à vie est un radioamateur qui a le droit de vote et peut être élu au C.A.  Il est exonéré de toute cotisation annuelle pour le reste de sa vie.

  

Article 6 – CONDITIONS D’ADMISSION DES MEMBRES

6.1 L’aspirant doit faire sa demande d’admission en signant et en acheminant le formulaire d’adhésion à un membre du C.A. Il sera classé comme membre actif ou membre associé en vertu de l’article 5 des présents règlements et devra verser au club le montant de la cotisation selon sa classe de membre.

6.2 Le C.A. peut donner un préavis d'acceptation ou refus d'un aspirant lors de la prochaine assemblée des membres.  Dans le cas d’un refus, la cotisation versée sera remboursée.

6.3 L’acceptation ou le refus d’une candidature doit être entériné lors d’une assemblée des membres. S’il y a plus d’une demande d’admission lors d’une assemblée des membres, l’acceptation doit se faire de façon individuelle, à moins que l’assemblée n’en décide autrement.

6.4 L’aspirant s’engage à respecter les règlements du club et ceux de la radiocommunication.

 

Article 7– DISCIPLINE

Lorsqu'un membre se rend coupable d'une conduite répréhensible, celui-ci peut être soumis au jugement de l'assemblée des membres en le "nommant" et en indiquant l'offense dont il est accusé. Sur ce, l'inculpé est autorisé à faire valoir ses raisons, mais il doit se retirer aussitôt pendant que l'assemblée des membres délibère sur son cas. On peut cependant lui permettre de rester dans la salle, mais il lui est interdit de voter sur son incrimination. Une fois le vote secret complété, sur reconnaissance de culpabilité, une proposition peut être faite à l'effet des paroles ou des actes dont on se plaint pour que l'assemblée des membres se prononce sur toute punition qu'elle juge à propos.

Les punitions qu'une assemblée des membres peut ainsi imposer sont :

(a) la présentation d'excuses ;

(b) la condamnation à retirer les paroles incriminées ;

(c) l'admonestation privée par le président ou par une autre personne désignée par l'assemblée ;

(d) la réprimande ou censure prononcée publiquement par le président ;

(e) la privation du droit de parole ou de vote pour un temps déterminé ;

(f) l'exclusion d'assister à une séance ou au reste de la session ;

(g) l'expulsion définitive.

 

Article 8 – COTISATIONS ET CONTRIBUTIONS

8.1 Le montant de la cotisation annuelle normale des membres est fixé par une proposition à l’assemblée générale annuelle des membres du club.

8.2 La cotisation est payable au 1er avril de l'année courante et couvre l’année de membership, soit du 1er avril de l’année courante au 31 mars de l’année suivante. Le statut d’un membre qui omet de renouveler sa cotisation pour l'année suivante à l’intérieur de l’année de membership en cours sera par la suite considéré comme « en retard » et « non membre ». Il devra faire une nouvelle demande d'adhésion, laquelle devra être approuvée par l’Assemblée des membres. Si elle est approuvée, son statut de membre sera alors restauré.
Un membre dont la cotisation est jugée « en retard » selon les modalités en vigueur ne peut être considéré comme un « nouveau membre ». Un membre ne peut résigner son statut de membre afin d’adhérer comme « nouveau membre » à l’intérieur de la même année de membership. Lorsqu’un nouveau membre joint le club entre le 1er avril et le 31 juillet, ce dernier devra verser 100 % de la valeur de la cotisation au membership.
Lorsqu’un nouveau membre joint le club entre 1er août et le 30 novembre, ce dernier devra verser 66,6 % de la valeur de la cotisation au membership.
Lorsqu’un nouveau membre joint le club entre le 1er décembre et le 31 mars, ce dernier devra verser 33,3 % de la valeur de la cotisation au membership.
Ce membership est valide jusqu’à la prochaine assemblée générale. Ce nouveau membre est considéré comme un membre à part entière.

8.3 Toute cotisation versée au club demeure la propriété du club, même si un membre cesse d'être affilié au club.

8.4 Lorsque plusieurs radioamateurs font partie d'une même famille, soit père, mère, conjoint(e), enfant de moins de dix-huit ans ou enfant aux études à temps plein et demeurant à la même adresse, le coût de la carte de membre est 100 % du prix régulier pour le premier membre et de 50 % du prix régulier pour chaque membre additionnel, pour un total de 200 % du prix régulier au maximum, par famille. Chaque membre sera considéré comme membre à part entière.

  

Article 9 – CONSEIL D’ADMINISTRATION ET OFFICIERS

9.1 Le club est administré par un C.A. composé des administrateurs suivants :

9.1.1 Président

9.1.2 Secrétaire

9.1.3 Trésorier

9.2 L’assemblée des membres peut choisir un avocat, pour consultation sur toutes les questions relatives aux lois ou relevant des cours de justice.

9.3 L’assemblée des membres peut choisir parmi ses membres, ou en dehors de ses membres, le personnel requis pour l'administration : secrétaire adjoint, comptable, vérificateur, statisticien, agent de publicité et autres.

9.4 Les membres du C.A. sont élus pour une année. Les modalités sont décrites à l'article 10 des présents règlements.

 

Article 10 – ÉLECTION ET ÉLIGIBILITÉ DES CANDIDATS AU C.A.

10.1  Éligibilité : L’éligibilité des candidats au C.A. est déterminée à l’article 5 des présents règlements.

10.2  Échéance des mandats : Le mandat du C.A. sera d’une durée d’une année.

10.2.1. Renouvellement des mandats : un membre faisant partie du C.A. ne pourra siéger que pour deux mandats consécutifs.

10.3  Vacance : Dans le cas d'une démission en cours de mandat ou d'une vacance, l’assemblée des membres pourra nommer un membre éligible pour assurer l'intérim jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle des membres.

10.4  Élections des officiers

10.4.1 Les élections des officiers ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle des membres.

10.4.2 Avant la dissolution du C.A. sortant, le président doit procéder à l'élection d'un président d'élection, ce dernier peut selon sa classification de membre en vertu de l’article 5 conserver son droit de vote. Cette élection se fait par mises en nomination de la part des membres de l'assemblée incluant les officiers. Dans le cas de plus d'un candidat, il y aura vote à main levée pour élire le président d'élection.

10.4.2.1 Le président d'élection peut s'adjoindre, au besoin, deux scrutateurs d'élection par simples nominations qui doivent être acceptées par les nominés, ces derniers peuvent selon leur classification de membre en vertu de l’article 5 conserver leur droit de vote.

10.4.2.2 Toute personne présente à l'assemblée peut remplir l’une ou l’autre de ces fonctions et ne peut être candidat durant son mandat.

10.4.3 Pour chacun des postes à combler, le président d'élection fait présenter, parmi les membres éligibles, un ou des candidats par voie de mises en nomination de la part des membres présents à l'assemblée. Le président d'élection doit obtenir le consentement des candidats. Une fois les mises en nomination terminées, le président d'élection les déclare closes et aucune autre nomination ne peut être acceptée.

10.4.4 Sont élus par acclamation les candidats présentés sans opposition. S'il y a plus d'un candidat à un poste donné, il y a élection avec vote secret pour ce poste. Les bulletins de vote devront être détruits avant la levée de l’assemblée.

 

Article 11 – DEVOIRS, DROITS, POUVOIRS ET DESTITUTION DU C.A.

11.1  Le C.A. administre les affaires du C.R.A.E. et :

11.1.1 Autorise les opérations courantes d'achats, de dépenses et de paiements jusqu’à concurrence de cent dollars (100$) par mois. Toute dépense de cents dollars (100$) et plus doit être autorisée au préalable par une résolution à une assemblée des membres.

11.1.2 Fixe le lieu et la date des assemblées mensuelles.

11.1.3 Prend toute mesure conforme aux règlements et nécessaire à la bonne administration du C.R.A.E.

11.1.4 A le controle et la responsabilité de toute argent, du matériel et de toute initiative entreprise par le C.R.A.E.

11.1.5 Donnera son avis à une assemblée subséquente des membres, après étude, sur toute proposition soumise par écrit.

 

11.2  Devoirs des membres du conseil d'administration :

11.2.1 Président : Le président assure l'exécution des délibérations des assemblées des membres. Il ordonne la convocation des assemblées des membres. Le président peut déléguer ses pouvoirs ou une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs membres du C.R.A.E.

11.2.2 Secrétaire : Le secrétaire est chargé de la correspondance; sur avis du président, il convoque les assemblées mensuelles, fait la rédaction et la garde des procès-verbaux et de tous les documents du C.R.A.E. Il doit tenir à jour le registre d'inscription des membres. Il peut déléguer ses pouvoirs ou une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs membres du C.R.A.E..

11.2.3 Trésorier : Il est chargé de la comptabilité des cotisations et de toutes autres valeurs dues, données, léguées ou remises au C.R.A.E. ainsi que du paiement de toutes les dépenses autorisées par le C.A. ou par l'assemblée des membres. Il peut déléguer ses pouvoirs ou une partie de ses pouvoirs à un ou plusieurs membres du C.R.A.E.

 

11.3  Responsabilités des membres du C.A. :

11.3.1 Ils ont la responsabilité de la bonne administration et du progrès du C.R.A.E. et doivent faire observer les règlements. Le GUIDE À L’INTENTION DES ADMINISTRATEURS DES SOCIÉTÉS SANS BUT LUCRATIF publié par Industrie Canada en collaboration avec l’Association Canadienne des Directeurs d’Association, l’Association du Barreau Canadien et Le Centre Canadien de Philanthropie, servira de référence.

11.3.2 Tout officier qui s'abstiendra d'assister, sans raison valable et déclarée, à trois assemblées consécutives sera considéré comme démissionnaire.

11.4  Destitution du C.A.

11.4.1 Si cela devient nécessaire, 75 % des membres du club pourront convoquer une assemblée générale spéciale afin de destituer le C.A. du club. Le président de cette assemblée aura la charge de convoquer une réunion dans les 30 jours suivants afin de reformer un nouveau C.A.

 

Article 12 – SECTIONS

12.1  L’assemblée des membres peut, à sa discrétion, créer des sections et nommer un responsable pour certaines parties de l’administration : Technique VHF/UHF, Technique HF, Opérations spéciales, Activités, Site web, Recrutement, etc.

12.2  Les sections, dont le mandat excède l’année en cours, devront obligatoirement être reconduites dans leurs fonctions chaque année lors de l’assemblée générale annuelle.

12.3  Les projets et décisions des sections doivent être approuvés et ratifiés par l’assemblée des membres avant d'être mis en exécution.

12.4  Les sections sont régies par les règlements du C.R.A.E.

12.5  Le président est membre d’office de toutes les sections.

 

Article 13 – FINANCES

13.1  L'année financière débute le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.

13.2  Les revenus provenant de toutes sources sont déposés dans une institution bancaire choisie par l’assemblée des membres

13.3  Tous les documents importants et toutes les valeurs sont déposés en sûreté sous la responsabilité du C.A.

13.4  Les paiements sont faits par chèque seulement, signés par deux des trois personnes suivantes : Président, Secrétaire et Trésorier.

13.6  Le trésorier peut payer sans chèque les dépenses courantes ne dépassant pas la somme de cent dollars (100.00 $) au moyen d'une petite caisse. Toutefois, ces dépenses seront éventuellement, à l'intérieur de la même année fiscale, regroupées dans un chèque émis à la petite caisse.

13.7  L’assemblée des membres peut demander à un vérificateur de faire l'examen des livres du C.R.A.E. lorsque cela est jugé nécessaire. Ce vérificateur ne recevra de rémunération autre que celle allouée pour son travail de vérificateur.

13.8  Les fonctions de président, de trésorier, de secrétaire et de responsable de section sont bénévoles.

13.9  Nonobstant l'article 13.8, lors de la participation officielle de l'un de ses membres comme représentant du C.R.A.E. à un événement approuvé au préalable par l’assemblée des membres (congrès, assemblée spéciale, etc.), les frais de déplacement et de séjour lui seront remboursés par le trésorier sur présentation d'un rapport de dépenses préparé à cet effet avec pièces justificatives et reçus.  La référence sera le barême en vigueur de la Ville de Sherbrooke à la date de la dépense.

13.10 À chaque assemblée des membres, le trésorier présente un état des revenus et des dépenses. À chaque assemblée générale annuelle des membres, il présente un relevé des finances du C.R.A.E. ainsi qu'un inventaire des biens C.R.A.E.

 

Article 14 – ASSEMBLÉES ET CONVOCATION DES ASSEMBLÉES

14.1  ASSEMBLÉE RÉGULIÈRE DES MEMBRES

14.1.1 L'assemblée régulière des membres a lieu à tous les mois aux dates et heures déterminés par le C.A. Le C.A. peut, en tout temps, convoquer une assemblée en cas de besoin.

14.1.2 L’avis de convocation doit être envoyé au moins sept jours précédant l’assemblée et pourra se faire par la poste, par un moyen électronique, en main propre ou être inclus dans le bulletin du C.R.A.E., si ce dernier est envoyé dans les délais prescrits par le présent article.

14.1.3 Le quorum se limite aux membres présents à cette assemblée.

14.2  ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES

14.2.1 L'assemblée générale annuelle des membres est convoquée une fois l’an, au mois d'avril, par le président.

14.2.2 L’avis de convocation doit être envoyé à chaque membre au moins dix  jours précédant l'assemblée. L'envoi peut se faire par la poste, par un moyen électronique ou en main propre ou peut être inclus dans le bulletin du C.R.A.E. si ce dernier est envoyé dans les délais prescrits par le présent article.

14.2.3 Les élections des postes d'officiers ont lieu lors de l'assemblée générale annuelle des membres.

14.2.4 Le quorum se limite aux membres présents.

14.3  ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

14.3.1 Une assemblée générale spéciale peut être convoquée en tout temps par le président, par le C.A. ou par dix membres ayant droit de vote. L'avis de convocation devra être fait par circulaire envoyée à chaque membre au moins quinze jours précédant l'assemblée. L'envoi peut se faire par la poste, par un moyen électronique ou en main propre.

14.3.2 L'ordre du jour d'une assemblée générale spéciale ne peut comporter qu'un seul point.

14.3.3 Le quorum se limite aux membres présents.

 

Article 15 – VOTE AUX ASSEMBLÉES

15.1  Le droit de vote est déterminé à l’article 5.

15.2  Le mode habituel de vote est celui à main levée.

15.2.1 Cependant, à la requête de deux membres ayant droit de vote, on procédera par vote secret.

15.3  La majorité nécessaire est la majorité simple, soit 50 % des votes plus un.

15.4  En cas d'égalité le président pourrait utiliser son droit de vote prépondérant.

  

Article 16 – DISSOLUTION DU C.R.A.E. ET DISPOSITION DE L’ACTIF

16.1  La dissolution du Club Radio Amateur de l’Estrie Inc. ne peut se faire que lors d'une assemblée générale spéciale dûment convoquée conformément à l'article 14.4 des présents règlements.

16.2  Advenant le cas où le Club Radio Amateur de l’Estrie Inc. cesserait d’exister, tout son actif deviendrait à la disposition d’un groupe d’au moins dix radioamateurs, qui formerait une association dans la région de l’Estrie, dont les buts seraient semblables.

 

 

Article 17 – RÈGLEMENTS ET AMENDEMENTS

17.1  Les présents règlements amendent et abrogent tous règlements antérieurs. Tout nouveau règlement ou tout amendement aux présents règlements peut être adopté lors de l'assemblée générale annuelle des membres ou lors d'une assemblée générale spéciale, par l’adoption d’une proposition à cet effet. Les modifications proposées devront être incluses dans l'avis de convocation.

17.2  Le C.A. pourra lui-même proposer un nouveau règlement ou un amendement aux présents règlements qui sera soumis aux membres en procédant de la façon mentionnée à l'article 17.1.

17.3  Conformément à l'article 14.3, des membres du C.R.A.E. pourront aussi convoquer une assemblée générale spéciale dont le seul point à l'ordre du jour serait la modification des règlements du C.R.A.E. et en respectant l'article 17.1.

 

 

Les règlements énoncés dans ce texte résultent d’amendements aux anciens règlements du C.R.A.E.

et ont été approuvés en assemblée générale spéciale du C.R.A.E. le 1er septembre 2017